【医師監修】インフルエンザで欠勤……。上司に送る欠勤連絡メールの文例を紹介！

情報手段が多様化する現代、ひと昔前ではタブーとされていたメールでの欠勤連絡も、「効率化につながる」と、採用している会社が増えているようです。社会人として恥ずかしくない文面を送りたいものですが、インフルエンザのように苦しい症状の疾患の際、あれこれ文面を考えるのはつらいですよね。そこで今回は、インフルエンザで欠勤する場合のメール連絡のポイントを紹介します。

欠勤連絡の手段にメールはあり？　まずは事前に確認を

体調不良などで会社を欠勤する場合、上司が仕事の段取りを素早く行えるよう、速やかに連絡するのがマナーです。その連絡手段として、ひと昔前は電話が一般的でしたが、最近では、「内容が記録として残る」「電話を取り次ぐ手間が省ける」などの理由から、メールによる欠勤連絡を可能としている会社もあるようです。体調を崩すことは誰にでもあるため、万が一に備えて、欠勤連絡の方法について確認をしておきましょう。もしメール連絡が可能かどうか分からない場合は、「欠勤の連絡をメールで行うのはマナー違反」と受け止める上司もいることも考慮し、まずは電話での連絡を試みるのが無難です。

インフルエンザによる欠勤連絡のメール作成のポイント

欠勤連絡をメールでする際は、「欠勤すること＋仕事をどうするか」を簡潔にまとめることが大切です。文字だけのやりとりとなるメールは、直接声を交わす電話よりも体調や感情が伝わりにくいため、言葉遣いに注意し、要点を押さえてまとめなければなりません。これらのポイントを踏まえ、次に挙げる4つの内容を記載するようにしましょう。

●件名で用件と送信者を端的に伝える
たくさん届くメールの中に埋もれてしまわないよう、件名を見ただけで、用件と送信者が分かるようにします。欠勤が長引きそうなインフルエンザの場合、単に「体調不良による欠勤連絡」とするよりも、「インフルエンザによる欠勤連絡」といったように、疾病名も記載しましょう。

●具体的な症状を伝え、欠勤の必要性を訴える
出勤できない病状であることが伝わるよう、「39度の熱がある」「頭痛が激しい」など、具体的な病状も伝えましょう。また、検査の結果、インフルエンザが判明したら、「インフルエンザA型」など、病名と型を報告します。上司はインフルエンザ感染者の情報を得ることで、体調不良を訴えるほかの社員にインフルエンザの可能性を伝え、検査を促すことができるため、社内に感染が広がるのを防ぐことができるのです。

●医師の診断による、欠勤日数の見込み
インフルエンザの場合、発熱から3～7日間はウイルスを排出する可能性があります。自己判断ではなく、必ず医師の指示に従って、自宅療養が必要な期間を明記しましょう。

●仕事に関する引き継ぎと、欠勤中の連絡先
欠勤中も仕事が滞りなく進むよう、代理の対応や業務の代行をお願いしましょう。その際、謝罪の言葉をひと言、添えることも社会人としてのマナーです。また、病欠とはいえ、最低限の連携が取れるようにしておく必要があります。メールや携帯など、応対可能な連絡手段を伝えておくほか、リモートワークが可能であれば、その旨も伝えましょう。

インフルエンザによる欠勤連絡のメールの文例

先に挙げたポイントを踏まえた、実際の文例を紹介します。ここで注意したいのは、インフルエンザ時のメール連絡は2度必要となる場合があるということです。なぜなら、インフルエンザの確定には医師の診断が必要となるからです。発熱等で出勤できないと判断した時点でまず一報、診断を受け、インフルエンザが判明してからさらに一報、連絡するようにしてください。この場合のスムーズな文例をみてみましょう。

●欠勤を伝える一報目の文例

●インフルエンザ感染を報告する二報目の文例

インフルエンザにかかった人へお見舞いメールをする際は？

社会人のマナーとして、お見舞いメールの送り方も心得ておきたいところ。インフルエンザの症状で苦しい思いをしていたり、欠勤した罪悪感で落ち込んでいたりしているとき、さりげないお見舞いメールが届くとうれしいものです。相手の気持ちに寄り添いながら、以下のポイントに気を付けてメールしましょう。

●件名で用件と送信者を端的に伝える
件名を見ただけで、用件と送信者が分かるようにまとめましょう。携帯電話にショートメールを送る際は、文頭に氏名と用件を明記すると、安心して読んでもらえます。

●相手の気持ちに寄り添った、体調を気遣うメッセージ
お見舞いのメールですから、「体調はいかがでしょうか」「お大事になさってください」など、相手の病状を気遣う言葉をひと言添えましょう。なお、早くよくなって欲しい気持ちを伝えたい場合、「早く治してくださいね」など、回復を急かすような言い方は避けましょう。「○○さんの笑顔が見られなくて寂しいです」「ご回復をお祈りしております」など、相手の心に優しく響くフレーズが望ましいです。

●返信不要の旨を伝え、仕事の内容にも触れない
相手は病気療養中ですから、ゆっくり静養できるよう、余計な気遣いをさせない配慮が大切です。返信不要の旨を伝え、返信の手間がかからないようにしましょう。また、仕事のことを思い出すと、療養に専念できません。仕事の内容に触れたり、思い出させるようなフレーズを使うのは控えましょう。

インフルエンザにかかった人へのお見舞いメールの文例

続いて、実際に送る文例を紹介します。同僚と上司では言い回しも変わってくるため、相手に合わせて適切な文例を参考にしましょう。

●同僚へ送るお見舞いのメールの文例

●上司へ送るお見舞いのメールの文例

まとめ

メールの書き方ひとつで、相手に与える印象は大きく変わってきます。職場に迷惑をかけてしまう欠勤連絡の場合、特に、言葉遣いや内容に注意し、職場に十分配慮したメールを作成したいですね。休み明けに気持ちよく復帰するためにも、今回紹介した内容を参考に、好印象の欠勤連絡メールを送りましょう。